Sancionada Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública

"Sistemas de información. Para asegurar que los sistemas de información electrónica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la información pública."

El Presidente Juan Manual Santos, en compañía del Ministro de Justicia, el Secretario de Transparencia, la Directora de Transparencia por Colombia y el Director del AGN, Carlos Zapata Cárdenas, entre otros, sancionó la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la cuál entrará en vigencia dentro de seis meses para las entidades públicas de todas las ramas del Poder Público del orden nacional y dentro de un año para las entidades territoriales.

El Departamento Nacional de Planeación realizará el acompañamiento para la implementación de la norma.

Todas las entidades privadas, mixtas y públicas que gestionen recursos públicos estarán obligadas a cumplir la norma, brindando información a los ciudadanos de una manera oportuna y clara, reconociendo el derecho ciudadano de acceso a la información.

La principal finalidad de la Ley es evidenciar el actuar de los funcionarios y entidades, el uso de los recursos, promoviendo y generando una cultura de transparencia.

Orfeo Gpl es el sistema de información documental por excelencia, que ha sido implementado a nivel nacional e internacional, permitiendo transparencia en los procesos y trámites al interior de las entidades, ya sean estas públicas o privadas.

Damos relevancia a los siguientes artículos de la ley, en relación con Orfeo:

Artículo 17. Sistemas de información. Para asegurar que los sistemas de información electrónica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurar que estos:

a) Se encuentren alineados con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental de la entidad;

b) Gestionen la misma información que se encuentre en los sistemas administrativos del sujeto obligado;

c) En el caso de la información de interés público, deberá existir una ventanilla en la cual se pueda acceder a la información en formatos y lenguajes comprensibles para los ciudadanos;

d) Se encuentren alineados con la estrategia de gobierno en línea o de la que haga sus veces.

Art 12, parágrafo d)Adopción de esquemas de publicación: Los cuadros de clasificación documental que faciliten la consulta de los documentos públicos que se conservan en los archivos del respectivo sujeto obligado, de acuerdo con la reglamentación establecida por el Archivo General de la Nación;

Artículo 15. Programa de Gestión Documental. Dentro de los seis (6)meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley, los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Este Programa deberá integrarse con las funciones administrativas del sujeto obligado. Deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo
General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia.

Artículo 16. Archivos. En su carácter de centros de información institucional que contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos. Los procedimientos adoptados deberán observar los lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo General de la Nación.

Principio de la calidad de la información. Toda la información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad.

Principio de gratuidad. Según este principio el acceso a la información pública es gratuito y no se podrán cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.

Bajo estas premisas, la aplicación y cumplimiento de la norma podría permitir:

- Vigilar que los actos administrativos y la gestión pública sea transparente y eficaz en sus diversas escalas además de mostrar sus resultados.

- Prevenir, investigar, sancionar y combatir la corrupción.

- Invertir la carga de la prueba en favor del ciudadano, pues éste ya no tendrá que explicar por qué requiere información del Estado, debido a que serán los funcionarios quienes deban justificarlo en caso de negación.

- Entregar la información en un lenguaje comprensible para todos los ciudadanos.

- Manejar, almacenar y distribuir en las entidades públicas y organismos que administran recursos públicos, información en formatos abiertos y libres en favor del bien común y en causa de la obsolescencia tecnológica dando libertad a los ciudadanos de escoger aplicativos de visualización con gratuidad, impidiendo que se deban adquirir licencias de un determinado producto de software para que puedan interactuar con el o acceder a archivos de interés público que están en custodia pública, dando cumplimiento al Principio de gratuidad.

Para esos logros deberá implementarse un sistema de información documental o plataforma virtual del cuál se obtenga información vital de los procesos, indicadores cuantitativos de peticiones y requerimientos, tipos de documentos, procesos requeridos, tiempos de respuesta, permitiendo tener control de los procesos y grado de cumplimiento.

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